提升工作效率的方法

工作总结

提升工作效率的方法

更新时间:2017-11-06 13:14

提升工作效率的方法

  一、外部提高

  1.提前准备

  提前的准备动作在任何工作上都能够适用,处理需求亦是如此。

  在需求调研阶段,根据部门、业务流程提前充分准备一些问题,想好自己想要问什么就有了方向,在交流时才不会被人牵着走。倘若始终是需求方主动说明,自己就会缺少独立思考的过程,不能准确看清问题本质。

  在需求修改阶段,提前设计需求说明文档模版,导表需求用什么样的描述呈现;开通权限需求用什么样的描述呈现;比较大的需求就应描述哪些方面,都能够提前做一个模版出来,在不断套用的同时持续完善模版。[由Www.DuanMeiWen.Com整理]

  2.了解业务及问题背景

  很多产品功能是为了解决实际业务操作中的问题,只有当我们对业务现状有深入了解之后,才能去辅助我们对产品设计方案做出更准确的决定,而不能凭空YY业务场景,否者十分容易埋下某些『雷』在日后爆发,所以不要吝惜调研业务场景的时间,调研一次就要把状况搞清楚,有些捷径就是一步一个脚印!

  3.重视重新启动的时间成本

  任务的重启需要耗费许多额外的时间成本,如果不停地在多个工作任务之间来回倒腾,就会无形中浪费很多的时间,如果只做一件任务,就不会有此损失,这就是为什么专注的人比不专注的人时间利用效率高得多的原因。大脑开始一件任务的时候务必要有必须时间来“热身”。

  一个任务开始直到结束,什么都不能打断你。透过仪式你会对时间更敏感,更尊重。任务内的时间只能专心做目前的任务,尽量去掉干扰源,微信、QQ或邮件统统不看。同事有事找你,让他先等着。不仅仅如此,还就应要求对方做任何事情将问题和意见一次性收集和提交,碎片化他人的时间是慢性毒药。

  我们应对不同认知类型的工作分层处理,在《精进》一书中,采铜提出了一般任务分解的“三明治模型”。中间的部分称为“核心思考区”,这个部分需要集中精力、十分专注地进行思考,要尽量用可保证的相对完整的时间来处理,减少被中断的可能,才能高效地将其破解;余下的就是一些支持性的、补充性的工作,这部分相对来说则是能够“允许中断”的。所以对待需求处理要区分需求的操作区间和思考区间,尤其是核心思考区间是不能够被打断的,一旦被打断就会花超多精力去还原当时的思考成果,在这段时间要学会拒绝,而其它人要充分尊重!

  4.学会利用资源

  在设计产品方案时,如果遇到不确定的技术问题,必须要跟重要的开发人员及早进行沟通,一方面确定技术的可行性与否,另外开发有时候也能带给出更好的实现思路。总之,学会尽早确定技术实现这个关键因素,切忌闭门造车,才能使我们的方案更好的落地。

  每个需求讨论会议中都会有一些关键性人物,决定着会议结果的走向,所以对于某些不太确定的问题点,完全能够在会议前先跟关键人物沟通确定好,这样不仅仅仅提高会议效率,并且项目也会更加正向推进;另外,对于会议的重要资料,也能够透过邮件等形式提早发出来,让与会人员尽早了解到问题点所在,这样在会议上能更有针对性的对问题进行讨论,而不是花费时间在问题的了解上;

  提高团队协作潜力,有些需求是值得拿出来大家一齐咀嚼的,一个人处理问题的发散潜力、深入潜力都是有限的,透过及时借助团队的力量,能大大缩短思考的时间,在处理需求时找出值得探讨的部分,第一时间解决掉,避免产生对需求难度的恐惧感,导致干劲儿不足,不能够专注

  5.抓住关键节点

  抓住需求调研的最后

  多数时候我们是被动接到需求的,不能够决定需求的完整性,此时就应做一个习惯性动作:询问这个需求完善了吗?成熟吗?不需要再修改了吗?并告知需求方一旦开始做中间就很难再修改,即使中间很好修改也强迫自己尽量坚持原则,并且强调若在这之后再有修改,必须会等很长时间,是否能够理解。

  抓住需求应确认的时机

  有时需求反复修改是没有抓住需求确认的时机,领导一波思路下来发现了一些问题并提出了需求,转交给了PM让PM自己玩去,把结果反馈就行。而PM在处理需求时没有及时反馈,导致时间一长领导思路逐渐模糊。PM把需求文档设计成熟时拿去反馈,此时领导已经遗忘当时的思考过程,此刻回想有点走不通了,无奈只能重新思考,巧的是这次思考领导站在了另一种角度上,本来需求说明并没有什么问题,但是错过了最佳的确认时机,从另外的角度看此需求方案就会个性蹩脚。所以要保证需求处理实效,时刻紧追原始思路(正确的状况下),以免过于被动,被一向牵着走。

  二、自身提高

  1.提高自己的规划潜力

  如果你在专注工作时总是被打断,你可能需要对自己反省,到底是否真的是突发事件?看一看活动清单中标为“必做”的活动和今日“计划外紧急”区内的活动。透过这些条目,能够看出你在规划阶段有无规划好活动的类型和数量,以及预估的工作时间。计划外活动越多,预估的错误越多,透过每一天的记录你就能慢慢明白你有哪些地方思考不足,然后思考问题的角度也会慢慢的变得完整。

  找一个定时器,列一个清单,写这天要做事情,并按先做和后做的顺序排列。

  表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的,但又务必要处理的,当他们出此刻表格中时,可能会推翻全天的计划。

  1.定一个时间段为任务时间,每个任务时间为40分钟,此期间只干活不参与其它,任务结束再休息10分钟,解决吃喝、排毒、闲扯、回邮件;

  2.如果任务时间被明确地打断,即中断不可控,则任务时间视为无效,和没开始过一样,不能标记X,而完成一个任务标记X;

  3.如果任务开始后,一项工作提前完成,继续检查这个任务,直到任务时间结束;

  4.保护任务时间,有效告知、快速协商、重新安排中断,遵守约定,回电给中断者;

  5.一个大任务超过5-6个任务时间,就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动;

  6.不够1个任务时间,就合并。简单任务能够合起来做。

  弄清任务项,把“下一步动作(计划任务)”详细些(路径划)。例如:不是“看一本书”而是“看某本书到第几页或者某章”。

  减少被打断的次数

  对那些计划外紧急事物,能够有下列处理选项:

  一般所谓紧急的活动,通常能够推迟25分钟到2小时。按照自己方式完成活动,并且安排紧急任务。使这些中断清晰可见

  在今日待办表格的“计划外紧急区”,记下新的活动,并填上与对方商定的最后期限。

  每一天拨出1个任务时间(或更多,如果需要的话),来处理紧急中断。

  把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面。当不想做的事情统统都完成后,就不会在脑海里持续浮现干扰工作情绪了。

  2.体会深入思考的重要性

  一个效率低下的常规表象就是处在不断的返工修改中,造成这个局面的原因,一部分可能是外界不可抗因素所引起,比如业务方临时需求变更,但同样也有大部分状况是由于自己没有思考清楚就草率的开始了下一步骤。没有思考的足够透彻,就冒然做事,很容易出现方向不对、细节疏忽等异常状况,这些都会导致效率变低。

  产品新人最常见的一个坏习惯就是整理好需求之后立刻开始写文档画原型,其实在需求和原型之间还存在一堵墙,我们只有透过深入的思考将这堵墙拆解之后,才能顺利的过渡到写文档的阶段,否者就很容易出现反复修改的过程。当我们想清楚之后,再去产出文档或原型,你会发现是水到渠成的一件事情,效率自然就会提高,并且质量也会有所保障。这个思考的过程能够称为设计规划,包含“组织信息架构”和“设定任务流程”两个步骤。

  组织信息架构就是对所有需求中可能要呈现出的信息进行分析组织,然后要进一步从产品全局的角度进行考量,透过信息重要性等因素出发,进行分类规划则能够初步构成整个产品的导航结构。这个步骤的产出物能够是思维导图,不仅仅能帮忙我们整理思路,同时也能够作为文档中很好的沟通资料。

  设定任务流程就是需要将不同的静态信息资料用一条条线串联起来,引导需求方无障碍的来实现他们的最终目的。“无障碍”是最基本的要求,强调的是任务可完成,不能设计成一个迷宫一样,需求方像个无头苍蝇一样不明白下一步该如何做,所以设定一个无障碍的任务流程也是画原型图之前十分重要的一个步骤。

  每个任务都有不同的优先级,能够从潜在主角数、使用频率、重要程度三个维度进行综合思考。透过梳理产品中包含的任务流程以及主要任务和次要任务的区分,能够明确业务流程,加上第一个步骤梳理的信息结构,进一步能够得出页面流程(跳转逻辑)。

  再来将问题分解并找到各自的影响因素

  一个复杂的问题往往包含着若干小问题,当我们遇到棘手的问题时或者是为了能够更好的思考解决方案,我们要学会尝试将问题拆解,可能是按照业务流程顺序将各个环节独立思考解决措施,从而得到全局的解决方案;亦或是剖析出问题的所有影响因素,分析其因果关系或是相关关系的存在,从而找到关键因素着重处理,其它小问题可能会随之迎刃而解。

  3.锻炼处理需求的思考过程

  在处理需求时,把更多的时间用在思考上,而不是急于忙着写文档然后紧之后无休止的改改改,每个需求都就应询问自己在当时做了哪些思考,脑子不好使的请记录下来,这样既检查(表达)了工作态度,又能感受处理需求的过程是否有漏洞(办事儿是否靠谱)。

  在开会时做好领导讲话的录音,是我的习惯,为的是:

  1.不遗漏任何需求点;

  2.得到清晰的、完整的工作方向;

  3.开小差的补救措施;

  但开会时同样有自己思考的过程,不是一个录音就能解决的,就应把想说还没说出来的话,瞬间爆发的点子都及时记录下来,这才是一个完整的会议

  流程,珍惜自己的每一个思考,即使自己的想法被推翻也不要让它被遗忘掉!

  总结:没有总结,以上提高工作效率的方法请反复阅读,若有不妥之处或缺失之处请留言!

  (作者:每日idea)

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